E-Bülten

Share Paylaş
ÜYELİK İŞLEMLERİ

< ANA BÜLTEN

Önemli Olan İşe Nasıl Odaklanılır
Gina Trapani

Çoğumuz iş günlerimizi iki şekilde geçiririz: acil taleplere karşılık vererek veya önceden belirlediğimiz, tamamlamamız gereken en kritik görevlerimize temkinli şekilde odaklanarak. Üretken olmanın en iyi yolu, önemli olan üzerinde çalışmak için acil olanı hafifletmektir.

Acil ve önemli olan arasındaki fark nedir?

“Acil” görevler içinde şunlar bulunur:

-“Hemen şimdi” yanıt bekleyen heyecanlı e-postalar

-Bir saat değil de sadece iki dakika alacak gibi görünen anlık talepler

-Yangın söndürücüler (özellikler başkalarının yangınını)

-Kronik sorunu neyin çözeceğini düşünmek için bir adım geri atmak yerine günün krizini çözenler

-Önceliklerinizden daha az göz korkutucu olduğu için tercih edeceğiniz görevler

Görünüşte “acil” görevlerin cazibesine çekiliriz çünkü bizi meşgul tutarlar ve kendimizi önemli ve ihtiyaç duyulan biri gibi hissetmemizi sağlarlar. Eğer projeleri acil diye etiketlersek bu, onlara harcadığımız zaman ve dikkati haklı gösterir.

Fakat “acil” görevlerin aralıksız akışıyla ilgilenmek günün sonunda sizin posanızı çıkarır, tüm zamanınızın nereye gittiğini merak edersiniz, tamamlamak şöyle dursun, henüz başlamadığınız önemli göreve bakakalırsınız.

Madalyonun öbür yüzü önemli işlerdir:

-Sizi ve işinizi uzun vadeli hedeflere ilerletir.

-Gerçekten yapabileceğiniz konusunda kendinize güvenmediğiniz için korkutucu olan zor işler olabilir.

-“Acil” taleplerin verdiğiyle aynı dozda adrenalin vermeyebilir.

Eğer işyeriniz sürekli çılgınlar gibi koşuşturup durmanızı teşvik ediyorsa acil olana karşın gerçekten önemli olana odaklanmak imkansız gibi gelebilir. Yine de bu farkı bilmek ve birkaç basit teknik odaklanmamıza yardımcı olabilir.

Her gün tamamlanacak üç önemli görev tespit edin

Bunları bir kağıda yazıp masanızda görünür bir yerde tutun. Sözgelimi eğer bir e-posta bildirimine yanıt vermeye ayartılıyorsanız listenizi kontrol edin ve o “bip” sesinin en kritik

işlerinizle büyük olasılıkla bir ilgisi olmadığını hatırlayın. İptal edilen bir toplantı sayesinde beklenmedik şekilde bir saatiniz daha olursa bu üç önemli görevle ilgilenin.

E-postanızı kapatın

Outlook’u kapatın, cep telefonunuzdaki e-posta bildirimlerini kapatın ve e-postaların dikkat dağıtıcılığını engellemek için yapmanız gereken her şeyi yapın. Önemli görevlerinizden birinin üzerinde çalışmaya karar verdiğinizde kendinize onu tamamlamak için en az bir saat verin. Eğer internet sizi fazlasıyla baştan çıkarıyorsa o bir saat boyunca bilgisayarınızın internet bağlantısını kesin.

Kendinize haftalık 20 dakikalık bir toplantı ayarlayın.

Bunu takviminize koyun ve o saate başka randevu koymayın (buna, patronunuzla yaptığınız bir toplantıya gösterdiğiniz saygının aynısını gösterin). Eğer bir ofis kapınız yoksa veya kalabalık açık bir alanda çalışıyorsanız bir konferans odasından yer ayırtın. Yalnız kalmak için oraya gidin. Proje listenizi, yapılacaklar listenizi ve takviminizi oraya götürüp zamanınızı, geçen hafta boyunca neleri bitirdiğinizi ve önümüzdeki hafta neler yapmak istediğinizi gözden geçirerek harcayın. Bu, günlük üç önemli görevinizi seçmek için harika bir zamandır. Üretkenlik yazarı David Allen bundan “haftalık gözden geçirme” diye bahseder ve bu, zamanınızı nasıl harcadığınıza dair bilinç sahibi olmanın en etkin yollarından biridir.

Kaynak: Gina Trapani, Doğru İşi Yapmak, Peryön Yayınlar, 2014, s. 79-82